Giải Pháp "Phòng Họp Không Giấy Tờ" - Chuyển Đổi Số Công Tác Chỉ Đạo, Điều Hành & Tổ Chức Kỳ Họp (V2.0)
Trong bối cảnh đẩy mạnh xây dựng Chính quyền điện tử, hướng tới Chính quyền số và kinh tế số, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động chỉ đạo, điều hành của các cơ quan Đảng, chính quyền, đoàn thể và doanh nghiệp là yêu cầu cấp thiết. Tại các cơ quan, đơn vị, hàng năm diễn ra hàng trăm cuộc họp, kỳ họp HĐND, phiên họp UBND, hội nghị Đảng ủy và giao ban khối ngành cơ sở.
Hệ thống Phòng Họp Số (Digital Meeting Room V2.0) được xây dựng nhằm giải quyết triệt để các hạn chế của phòng họp truyền thống, chuyển đổi toàn bộ quy trình từ khâu chuẩn bị, gửi giấy mời, trích xuất tài liệu đến lưu trữ văn kiện số.
Không còn in ấn tài liệu giấy; chuyển toàn bộ văn kiện, báo cáo lên không gian số an toàn, thân thiện với môi trường.
Đại biểu chỉ cần 1 giây quét mã QR bằng camera điện thoại để đọc, tra cứu văn bản mượt mà, không cần cài đặt phần mềm phức tạp.
Hỗ trợ phân quyền tài liệu theo nhóm đại biểu liên phòng ban, khóa bằng mã PIN hoặc mở công khai theo tính chất từng phiên họp.
| Đối Tượng Thụ Hưởng | Ý Nghĩa & Lợi Ích Cụ Thể Mang Lại |
|---|---|
| Lãnh đạo & Chủ trì kỳ họp |
• Nắm bắt chính xác số lượng đại biểu đang có mặt trực tuyến tại phòng họp. • Điều hành phiên họp linh hoạt, chủ động chỉ đạo cập nhật bổ sung văn bản tức thì. • Nâng cao chất lượng thảo luận và biểu quyết văn kiện trong kỳ họp. |
| Đại biểu tham dự |
• Trải nghiệm công nghệ số tiện lợi: chỉ cần quét mã QR trên bàn họp. • Đọc tài liệu siêu nét trên điện thoại, máy tính bảng với trình đọc PDF chống tràn lề Retina. • Lưu lại đường dẫn tài liệu vào màn hình chính để nghiên cứu tiếp sau phiên họp. |
| Cán bộ Văn phòng / Thư ký |
• Tiết kiệm 80% thời gian chuẩn bị và đóng cặp tài liệu trước ngày họp. • Trợ lý AI tự động chuyển tên file tải lên thành tiêu đề báo cáo tiếng Việt chuẩn chỉnh. • Gửi thông báo mời họp, giấy mời tự động qua Zalo ZNS và Email chỉ bằng 1 cú nhấp chuột. |
| Cơ quan, Đơn vị & Xã hội |
• Xây dựng hình ảnh chính quyền số, cơ quan số chuyên nghiệp, năng động và hiện đại. • Góp phần bảo vệ môi trường, tiết kiệm ngân sách nhà nước và quỹ cơ quan hàng năm. |
• Tạo mới cuộc họp với đầy đủ thông tin: Chủ trì, địa điểm, nội dung, thời gian.
• Tự động tạo mã QR Code sắc nét độc bản.
• Trạng thái tự động cập nhật thời gian thực: Sắp diễn ra, Đang diễn ra, Đã diễn ra (tự chuyển sau 240 phút nếu không set giờ kết thúc).
• Tích hợp Mozilla PDF.js Canvas Reader co giãn vừa khít 100% màn hình di động.
• Không bị tràn lề ngang, hỗ trợ cử chỉ vuốt chạm lật trang (Touch Swipe).
• Hỗ trợ đọc mọi định dạng: Word, Excel, PowerPoint, Ảnh, File nén dung lượng không giới hạn.
• Quản lý danh mục phòng ban, đơn vị trực thuộc.
• Quản lý đại biểu với Số điện thoại (Zalo), Email (Giấy mời).
• Cho phép chọn nhiều đại biểu từ các phòng ban khác nhau vào cùng một nhóm phân quyền.
• Gửi thông báo mời họp tự động qua Zalo Official Account (ZNS).
• Gửi Email Giấy mời họp trang trọng kèm mã QR quét tài liệu tự động.
• Sẵn sàng form cấu hình App ID, Secret Key, OA ID, SMTP Host/Port/Pass và công cụ kiểm tra kết nối.
• AI tự nhận diện các từ viết tắt hành chính (BC, NQ, TT, QĐ, KH, CV...) thành tiêu đề tiếng Việt chuẩn.
• Kéo thả sắp xếp thứ tự ưu tiên văn kiện trực quan, tự động lưu vị trí.
• Sửa tiêu đề tài liệu hiển thị linh hoạt.
• Đổi mẫu màu: Chính quyền số (Xanh Navy), Đỏ cờ sao vàng, Dark mode.
• Upload Logo cơ quan và Ảnh nền chìm Watermark Trống đồng Đông Sơn trang trọng.
• Hỗ trợ PWA Shortcut lưu lối tắt tài liệu ra màn hình chính điện thoại.
Tích hợp Google Gemini & OpenAI ChatGPT - Trợ lý tóm tắt điều hành 60 giây
Một trong những rào cản lớn nhất của các cuộc họp hành chính là khối lượng văn kiện quá dài (báo cáo hàng chục đến hàng trăm trang). Tính năng Trí Tuệ Nhân Tạo Tóm Tắt Tài Liệu ra đời giúp đại biểu và lãnh đạo nắm bắt trọn vẹn tinh thần, số liệu then chốt và các chỉ đạo trọng tâm chỉ trong 60 giây.
Hỗ trợ song song cả Google Gemini và OpenAI ChatGPT. Văn bản tóm tắt được định dạng chuẩn mực 100% bằng Tiếng Việt hành chính với 4 mục chỉ đạo rõ ràng.
Chỉ Người đăng tải mới có quyền bấm tóm tắt 1 lần (lưu CSDL vĩnh viễn, đại biểu xem tốn 0 token). Hỗ trợ nạp file Word/Excel/Text phụ trợ giúp tiết kiệm 95% token cho các tài liệu PDF scan.
Bản tóm tắt AI có thể tải về ngay lập tức dưới dạng tệp Microsoft Word (.docx) chuẩn phông chữ Times New Roman thể thức văn bản nhà nước hoặc mở trang in ấn PDF A4 trang trọng.
Đại biểu có thể bấm nút Ẩn/Hiện tóm tắt linh hoạt (tự động ghi nhớ theo thiết bị qua localStorage) và nghe trợ lý giọng nói tiếng Việt tự nhiên rảnh tay trong phòng họp.
Hệ thống cung cấp cơ chế phân quyền bảo mật 3 cấp độ, phù hợp cho mọi tính chất cuộc họp từ công khai đại chúng đến nội bộ bảo mật cao:
Đại biểu chỉ cần quét mã QR hoặc bấm link là mở tài liệu xem ngay, không cần đăng nhập. Phù hợp cho các kỳ họp mở rộng, đại hội quần chúng.
Chỉ các đại biểu có tài khoản đăng nhập và thuộc các nhóm được chỉ định mới xem được tài liệu. Ngăn chặn triệt để rò rỉ link ra ngoài.
Đại biểu quét QR cần nhập đúng mã PIN (4 - 8 số) do ban tổ chức cung cấp để mở khóa. Tiện lợi, không cần nhớ tài khoản cá nhân.
HttpOnly chống tấn công XSS.Cán bộ nhập thông tin cuộc họp, chọn chế độ bảo mật và kéo thả tải lên toàn bộ tài liệu (PDF, Word, Excel, Slide...).
Hệ thống tự động gửi tin Zalo ZNS hoặc Email giấy mời kèm mã QR tới các đại biểu trong danh sách được chọn.
Tại bàn họp, đại biểu dùng điện thoại quét mã QR để đọc, tra cứu văn bản và biểu quyết thuận tiện trong suốt phiên họp.
Giải pháp phần mềm chuyển đổi số cơ quan hành chính & doanh nghiệp hiện đại.